Leestijd: 4 minuten

Stel je voor, je hebt een belangrijke klantbijeenkomst gepland. De ontvangsthal is strak georganiseerd, alles staat klaar, en dan krijgt de receptioniste last-minute griep. Of denk aan een drukke werkdag waarop een van je facilitair medewerkers plotseling verlof neemt. Het zijn situaties waarin de schakel in je organisatie wegvalt door ziekte, verlof of vakantie. Bij Facility begrijpen we dit belang maar al te goed. Daarom bieden we 100% continuïteit in onze dienstverlening. Maar hoe bereiken we dit?

Uitval, ziekte of verlof

Bij elke werkgever komt ziekte, uitval of verlof van een werknemer voor. Erg vervelend voor de werknemer zelf (behalve verlof in vele gevallen), maar natuurlijk ook lastig voor de werkgever. In het geval van een detacheerder is dit nog eens extra vervelend voor de opdrachtgever. Een receptioniste die niet aanwezig kan zijn, kan ervoor zorgen dat de hele receptiepost in het gedrang komt. Een facilitair medewerker met een dag vol essentiële taken kan plotseling afwezig zijn, wat leidt tot gemiste taken en onvervulde verantwoordelijkheden. Dit kan resulteren in gasten die niet kunnen worden ontvangen, leveranciers die voor een dichte deur staan en het niet uitvoeren van onmisbare werkzaamheden. Hoe voorkom je dat?

Bij Facility beloven we 100% continuïteit op onze hospitality en facilitaire diensten. Dit is een optie om aan het begin van de samenwerkingsovereenkomst tussen Facility en opdrachtgever voor te kiezen. Dit houdt in dat wanneer er een facilitair medewerker of hospitality medewerker afwezig is op locatie, wij direct vervanging inschakelen. Neem bijvoorbeeld de situatie van de receptioniste die ziek is. Wij hebben een ervaren en professioneel team van back-up receptionistes beschikbaar. Deze back-up receptionistes staan klaar om in te springen bij kortdurende afwezigheid.

Voorbeeld: Stel je voor dat bedrijf X uit Amsterdam Facility heeft ingeschakeld om de receptiepost te bezetten. Op deze post staan normaal gesproken twee gedetacheerde medewerkers van Facility, namelijk Kim en Lisanne. Deze vaste medewerkers zijn gewend aan de dagelijkse taken, kennen de procedures en hebben een goede relatie opgebouwd met je medewerkers en bezoekers. Op een drukke ochtend krijg je echter te horen dat Kim onverwachts ziek is en niet naar het werk kan komen. Dit zou normaal gesproken een aanzienlijke verstoring van je receptiepost veroorzaken. Maar omdat je samenwerkt met Facility, heeft Kim zich vanochtend voor 07.00 uur al ziekgemeld bij Facility en heeft de planner van Facility gelijk om 07.00 uur een back-up receptioniste, die al bekend is met de locatie en procedures naar locatie X gestuurd. Ze neemt naadloos de taken over, begroet de gasten en zorgt ervoor dat alles soepel blijft verlopen. Jouw bedrijf merkt nauwelijks het verschil en de continuïteit wordt volledig behouden.

Deze continuïteit kunnen we leveren op hospitality diensten en facilitaire diensten. Hiervoor hebben we een ervaren en professioneel back-up team van 5 hospitality medewerkers en een support team van 3 facilitaire medewerkers. Onze back-up medewerkers worden eerst ingewerkt door ervaren collega’s op jouw locatie. We streven naar minimaal 3 ingewerkte back-up medewerkers per locatie, voor optimale flexibiliteit en dekking. Daarnaast hebben we een strakke ziekmeldprocedure, waarbij de medewerkers zich voor 07.00 uur ’s ochtends moeten afmelden. In dat geval kunnen onze back-up collega’s, die iedere ochtend om 07.00 uur paraat staan gelijk in de auto stappen naar de betreffende locatie. Zo kunnen we in de meeste gevallen vanaf het eerste uur vervanging sturen, al hebben we natuurlijk ook wel eens pech met files of wegafsluitingen. Zo blijft elke dienst gegarandeerd bezet, zelfs bij ziekte.

Daarnaast heeft Facility een toegewijd planningsteam dat continu de planning optimaliseert. Dit team signaleert potentiële uitdagingen en lost deze op. Ze fungeren als schakel tussen opdrachtgevers en medewerkers voor planningskwesties.

Vakantieperiodes

Daarnaast zorgen wij niet alleen voor continuïteit bij kort verlof. Ook tijdens vakantieperiodes gaan we verder om ervoor te zorgen dat je bedrijfsvoering niet wordt verstoord. Aan het begin van elk nieuw jaar beginnen we met de voorbereidingen voor de zomervakantieperiode. We inventariseren de vakanties van onze medewerkers zo vroeg mogelijk en stellen een duidelijk overzicht op. We hebben zelfs een uiterlijke doorgeefdatum voor vakantieverlof in onze personeelsgids opgenomen om ervoor te zorgen dat we alle benodigde informatie tijdig hebben. Zodra we een overzicht hebben van de vakanties, gaan we actief op zoek naar vakantiekrachten om de afwezigheid van medewerkers tijdens deze periode op te vangen. Deze vakantiekrachten worden grondig ingewerkt en zijn klaar om de verantwoordelijkheden over te nemen tijdens de vakantie van je medewerkers. Zo houden we onze back-up medewerkers beschikbaar voor eventueel kort verzuim en garanderen we een vlekkeloze bedrijfsvoering, zelfs tijdens vakantieperiodes.

Kosten van continuïteit

Uiteraard zijn er extra kosten verbonden aan het gebruik maken van 100% continuïteit. De back-up en support moet worden ingewerkt op locatie, heeft een auto nodig om bij elke locatie te komen en zal flink wat kilometers afleggen waardoor er reiskosten zijn. Deze extra kosten worden berekend in het tarief voor de personele diensten. Het tarief voor bijvoorbeeld een receptiepost zonder continuïteit is dus lager dan het tarief van een receptiepost zonder continuïteit. In eerste instantie zal dit goedkoper lijken, maar houdt ook rekening met de mogelijke kosten (en misgelopen omzet) die je maakt wanneer er geen bezetting is door ziekte of verlof.

Conclusie

Dankzij ons sterk en ervaren back-up team en onze toegewijde planningsafdeling kunnen we 100% continuïteit in personele diensten waarborgen. Of het nu gaat om een zieke receptioniste, een afwezige facilitair medewerker of zelfs tijdens vakantieperiodes, Facility staat klaar om ervoor te zorgen dat je bedrijfsvoering niet wordt verstoord. Met ons zorgvuldig opgebouwde back-up netwerk en onze aandacht voor detail, kun je erop vertrouwen dat je personele diensten altijd worden gewaarborgd, zelfs in onverwachte situaties.

Wil je weten of continuïteit voor jouw organisatie mogelijk is? Facility beschikt over de juiste experts die je kunnen adviseren over de mogelijkheden die het beste bij jouw bedrijf passen. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken!